KULON PROGO-DINKOPUKM – Jumat (5/3/2021) Dinas Koperasi UKM Kabupaten Kulon Progo melaksanakan Pelatihan Kearsipan yang dipimpin oleh Sekretaris Dinas (Rr. Ch. Tri Subekti Widayati, SH, MM), yang didampingi oleh Ka.Sub.Bag. Umum dan Kepegawaian (Dwi Retno H, S.Si, MT), dan diikuti oleh segenap Staff. Kegiatan tersebut sebagai tindak lanjut dari Sosialisasi penilaian TPP berbasis kinerja, kinerja pelaksanaan kearsipan OPD dari LKD (Lembaga Kearsipan Daerah).

Pelatihan ini dimakusudkan untuk mengarsip arsip dinamis seperti arsip Aktif dan Arsip Inaktif. Tetapi difokuskan khusus mengarsip arsip Inaktif.

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, yaitu Arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari, jadi maksudnya arsip ini tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja, dan digunakan untuk kepentinan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum, dan alesan lainnya.

Penataan arsip inaktif mencakup kegiatan mengolah dan menata informasi serta fisik arsip inaktif melalui proses identifikasi, pemilahan, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan skema pengaturan arsip, pemberkasan/pengelompokan arsip dan pembuatan jalan masuk.

Pelatihan Kearsipan ini ditujukan untuk setiap bidang yang ada di Dinas Koperasi UKM.

Pengelolaan arsip Inaktif ada beberapa kegiatan:

Pemilahan

• Memisahkan antara arsip dan non arsip serta duplikasi yang berlebihan.
• Non arsip antara lain amplop, map, blanko, formulir kosong, dan lain-lain
• Apabila ditemukan duplikasi dokumen maka yang di simpan sebagai arsip hanya satu dokumen.

Pengelompokan

Mengelompokkan arsip sehingga menjadi berkas dengan kesatuan informasi.

 Langkah-langkah pengelompokan :

• Tahun penciptaan
• Permasalahan / kegiatan

Pembuatan daftar arsip

Mencatat arsip yang telah di kelompokan kedalam daftar arsip.

Pembungkusan dan penomoran arsip

• Arsip yang telah di catat dalam daftar arsip selanjutnya di bungkus dengan kertas Samson / di bendel.
• Pemberian nomor pada berkas arsip sesuai dengan nomor urut dalam daftar arsip.

Penataan arsip dalam Boks

Merupakan kegiatan penataan arsip kedalam boks sesuai nomor urut.

Pelabelan

Merupakan kegiatan pencantuman label pada setiap boks, dan

Penataan boks dalam roll opack/ rak

Pengelolaan arsip Inaktif juga bertujuan agar dokumen-dokumen tersusun dengan rapih, memudahkan dalam mencari dokumen, mencegah kerusakan pada dokumen yang disimpan. Selain daripada itu penataan arsip harus dilakukan secara terus-menerus, sehingga tidak menumpuk serta tidak ada arsip yang hilang.